Sansan　組織で仕組み化する　不動産契約情報の活用と管理

　不動産業務は、リーシングや賃料戦略などの〝攻め〟の業務に加えて、日々の業務に潜む損失リスク対策や利益を守る視点の重要性が高まっている。契約ごとに異なる期日や特約の見落とし、誤請求、覚書の蓄積、担当者の異動や部門間の情報断絶などの課題を抱える企業は少なくない。また、法改正や行政動向の変化に即した契約・運用体制の見直し不足は、損失、ブランドの毀損を招きかねない。

　講師で、不動産鑑定評価業務などを手掛ける、ときそう(東京都新宿区)代表取締役の吉野荘平氏は、「契約前の営業活動は重要だが、契約後も確認業務が続く。そこに損失リスクとなる見落としやすい場面がある。背景には、日付を逆算しなければ分からない期日の管理、知見が特定の人に集まる属人化、使われていない文書の形骸化がある。実は、期日・人・文書の3つの観点には、同じ構造下でつながる問題がある」と企業が抱える課題を説明。「期日は覚えておくではなく可視化する状態をつくる。所在や知見を人ではなく組織に集約し、検索が可能で〝使える形〟にする。担当者任せをなくし、組織として標準形にすることが重要になる」と解説した。