Hubble　適切な契約管理を

　Hubble(東京都渋谷区)は、セミナー『属人化のリスクと管理工数を減らす契約データ整備術』を4月13日にオンラインで開催した。新年度や体制変更時での対応の注意点などを解説した。

　新年度の節目に際し、従業員の異動や退職に伴う引き継ぎ時の潜在的なリスクを感じている経営層や管理部門は少なくない。内部統制の強化のためにも、契約内容などの適正な情報管理が求められる。

　同社Manager of Sales/Tech Sales Consultantの蛯子樹氏は、「異動や退職に伴い、属人的な業務のためメールでの交渉過程の情報が喪失し、適切に引き継ぎできない状況が各社の課題にある。契約管理の不備で、顧客関係の悪化や、当社調査では1000人中6人が1000万円超の損失や不要な支出を経験している」と説明した。

　対策として、IPA(情報処理推進機構)の『中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版』を踏まえて、「契約部門だけでなく事業部門も含め、契約書や交渉過程のナレッジ(知見)を蓄積する仕組みが必要。閲覧権限の設定・管理に人の手では限界がある。デジタル技術による効率的な整備が求められる」と解説した。その際に有用なツールとして、契約書の作成からレビュー(精査)、締結、管理までを一元化する同社提供のAI契約業務・管理クラウドサービス『Hubble』の特徴を紹介した。