COUNTERWORKS 　×　Sansan　契約管理最適化でDX

　COUNTERWORKS(東京都港区)と、Sansan(東京都渋谷区)は、セミナー『先進企業に見る、契約DXの最前線～定借/催事における契約・管理業務の新常識』を、11月13日にオンラインで開催した。

　商業施設の契約・管理業務は、契約形態の多様化や、更新・保管業務の煩雑さから、属人化しやすい。引き継ぎでの不備や、抜け・漏れが法令違反につながる場合がある。

　COUNTERWORKS新規事業室室長の林詢蔵氏は、「契約管理業務には多様なプロセスと多数の関係者が介在する。申込書や申請書の回収、契約締結、保管、レントロール(賃料明細表)の管理、契約更新・解約、請求手続きの一連の工程がある。これらには多くの業務負荷や、人件費、作成作業、郵送などのコスト負担がある。抜け・漏れなどの不適切なやり取りは、BCP(事業継続計画)や訴訟上のリスクもある。手続きの遅れで失注、また情報共有の遅延は賃料アップのタイミングを逃す機会損失が発生する」と説明。あるPM会社の先進事例として、「デジタル化ツールで〝すべき〟業務の全量と進ちょくを可視化してテナント側と共有し、把握している。テナントごとに異なる書類や運用方法に、書面のテンプレート化で標準化や効率化を図り、新任者でも混乱なく遂行している。書類回収時には注意喚起のリマインドメールを自動送信し、時間の節約と精神的な負担を軽減している」とし、有用なツールとして同社提供の商業施設向けリーシングDXシステム『ショップカウンター　エンタープライズ』を紹介した。