マン活に励む管理組合～良好なコミュニティの秘訣～　ザ・パークハウス横浜新子安ガーデン【後編】　横浜市神奈川区　組合全体でITツール活用　マンション経営の感覚も

　ザ・パークハウス横浜新子安ガーデン(以下ザ・パークハウス横浜新子安)は管理組合全体でITツールを活用し、運用業務を行っていることも特徴です。1期目の理事たちは、当初理事会のやり取りをメールでしていました。しかし、誤送信などのリスクもありITツールの利用を検討。管理組合の業務に特化したwebサービスを導入することに決め、まずは理事会メンバーのみで試験的に使い始めました。

　利用してみると、理事会の日程調整や出欠確認、議事録や理事会の資料も保存でき、情報共有がスムーズに行えて、時間帯を気にすることなくいつでも連絡を入れておけると好評で、翌年から管理組合全体での導入をスタート。497戸中400戸ほどが登録をし、毎月200戸がログインしているそうです。ページビューは毎月約1万回以上、30～40代のファミリー世帯が中心のマンションであるため、パソコンやスマホを使っての連絡などに抵抗感が少ない人が多かったことも、導入を後押ししました。

　実は、熱心な理事会だけに情報共有をとても重要と捉えていましたが、半面、「配布物が多すぎる」という声も上がっていたそうです。広報紙などはwebサービスのサーバー上に保管して、紙の掲示物で理事会・管理会社から告知している内容と同等レベルの情報を、住人がパソコンなどから閲覧できるようにしました。将来的にはペーパーレス化を目指しているそうですが、パソコン等が苦手な住人のために広報紙などの必要な書類については、書面での全戸投函も実施中です。