藤澤雅義の賃貸管理　現場中継　(74)　メールとうまく付き合う　返信はとにかく素早く　時には対話での確認を

　ビジネスをしていると、毎日社内外から多数のメールが届く。メールを見ない日はないだろう。そして、もはやメールがないビジネスなど考えられない。

　しかし、改めて考えてみると、この「メールの使い方」のレクチャーを正式に受けたことなどない。皆、我流でこなしているのだ。数多くのメールが届くので、うっかりスルーしてしまい、返信することを忘れたり、回答を求められているのにアクションを起こさなかったりしてしまうことがある。

　メールの表示が下のほうになってしまい、後から見直す機会を失うのだ。ようやく気が付いて随分時間が経ってから、さて返信しようと思うと返事が遅れてしまった罪悪感から、相当頑張ったメールを返信しなくてはならないと思ってしまい、余計なプレッシャーに晒されることになる。

　よって、メールを受信したら、まず、とにかく素早く1文だけでもよいので、返信すること、スピードが大事である。その返信の早さが文章の短さを補うことになる。そのときの与えられた時間の範囲でこなすしかない。しかし、「既読」になったままだと、それっきりそのメールを見ないことになってしまうので、「タグをつける(色を変えるなど)」「未読に戻す」というような作業を同時に行う必要がある。

テンプレートを使う

　メールで定期的な報告や連絡をする時がある。例えば、営業訪問の報告や日報、契約実績の報告など。これらの定型的な内容は、メールソフトの「テンプレート機能」を使うとよい。そうすれば、報告の項目で抜けがないようになる。いつも同じ項目の報告をするのだから、同じフォーマットを使うことで、毎回その度に項目を考える必要がなくなるのだ。

　また、あるメールを出したときに、このメールの文章のパターンはまた必ず使うことがあるな、と思ったら、すかさず「テンプレート機能」で保存をするとよい。次回に、時間が短縮できることになる。まったく同じ文章ではだめだが、多少アレンジで使うことができる(定型文+アルファ)。短い文面を頻繁に使うのなら、「署名機能」にその文面を最初から入れておくのもよい。名前やアドレス以外も「署名」にいれておいてもいいのだ。

使い勝手よくする

　「メッセージフィルタ機能」は必ず使おう。社員間や一定の頻度でメールが送られてくる相手からのメールは、受信トレイに予めその相手専用のフォルダを作っておいて、そこに集中させる。そうすれば、新規のメールが届いた時に、そのフォルダ名の色が変わって分かりやすい。

　また、よく相手先や上司や同僚に、「とっくにメールは出しています」と言って、自分のやるべきことはやった、返事をしない相手や上司、同僚が悪いとばかりの態度を取る人がいるが、これは間違っている。相手だって忙しいのだし、うっかりすることもある。ひょっとしたら、何かの拍子に迷惑メールに入っているかもしれない。メールを送信したことで「あとは相手のせい」としてはいけない。

　相手からみて、メールに必ず返事を返さなければいけないほど自分は対等なのか。音沙汰がなければ、なぜもう一度メールを出さないのか。社内であれば同じオフィス内に居てすれ違っているにもかかわらず、なぜ、そのときに「あの件はどうなりましたか」と尋ねないのか。

　このようにコミュニケーションを取れない人は仕事ができない人である。

　オーナーズエージェント、アートアベニュー代表取締役　藤澤雅義