藤澤雅義の賃貸管理　現場中継　(57)　「うっかりミス」を防ぐために　やるべき行動のリスト化を　一つの手帳にまとめよう

　賃貸管理会社は多岐にわたる業務を忙しく毎日こなしているが、見ていると結構「うっかりミス」をやらかしている。

　やらなくてはいけないことをうっかり忘れてしまっているのだ。悪意はないのだが、なぜそれを失念してしまったのか、それには何か基本的なビジネススキルが欠如している可能性があると思ったので、それらのちょっとしたノウハウを社内で共有するようにしている。

すぐにメモする

　例えば、「アクションリスト」。誰もが、自分が次にしなくてはならない行動をリスト化する必要がある。なぜなら、行動項目が10や20では収まらないはずだから。私の場合、常時100件以上はある。3件程度なら、なんとか頭の中に入れておくことはできるだろうが、誰しも全部書き出せば数十件以上はあるはずだ。とにかく、すべて書き出すべきだ。今日しなくてはいけないことも、今週中の案件も、2カ月以内の処理案件も、中長期的な目標もアイデアもすべてだ。しなくてはならないことが発生した瞬間に、またひらめいたときにメモをする必要がある。

　通常、メモは付箋やA4の裏紙を半分に切ったA5サイズの紙などに書き留めたりとかするが、いくつもに分かれてしまい管理がしづらくなる。以前は私もリストを書き込んだ付箋が何枚にもなってしまって、それを今度はクリアファイルに挟んでまとめたりしたものだ。通常のメーンで使うノート(手帳)に書いてもいいが、携帯性が低くなる。付箋や小さな紙に書いていることからも分かるように、リストは手元にあっていつもみられるような状態にしたい。よって、別の小さいノート(手帳)を使うといいだろう。ポイントは、「一つの手帳に統一し、そこにすべて書くこと」である。

　手帳は、隠れたロングラン商品としても有名な「測量野帳」がお勧めである。1冊当たり130円から買える。表装がハードカバーなので、メモがしやすく手頃な大きさである。最近、無印良品からも全く同じスタイルのもので、色だけが違う(ブラック)「手のひらサイズポケットノート」(180円)が発売された。ファミリーマートで買える。この手帳に時系列にアクション(行動項目)をリスト化していく。それを毎日見返して確認をする。そうすれば、しなくてはならないことをうっかり「忘れる」ことはないだろう。

　分類をせず(仕事とプライベートくらいは分けてもいいが)、時系列にただ発生した順、思いついた順に箇条書きに書き連ねてゆく。ことの大小も関係はない。自分のHW(Homework)、部下に出した指示、個人的な目標、例えば宅建を取るなど、ひらめいたアイデアなどを何でも書いていく。

そして毎日見直す

　人は覚えているつもりでも、意外に忘れてしまうものだ。1カ月ぶりに何かの拍子に思いついて「アッ、これをやらなくては」となるが、後回しにすればまた忘却の彼方へ、となる。よって、毎日のように見返すことが大事だ。

　なお、測量野帳は3種類あるが、「スケッチブック」がお勧め。方眼ノートである。左右上下にマス目を基準に整理しやすい。

　オーナーズエージェント、アートアベニュー代表取締役　藤澤雅義