マンション管理の現場から　大成有楽不動産　内村裕二さん

　私が担当している物件の中には、400戸を超える都市型大規模物件もあります。その物件においては、規模に比例して問題の量も内容も多岐にわたり、理事会の開催時間が8時間に及んでしまうこともありました。

　そこで、スマートな理事会運営を目指し、理事会の下に委員会を設置しました。各理事の担当制とし、各委員会それぞれが検討した内容を理事会に持ち寄る形にしました。各委員会の理事と事前の打ち合わせで時間はとられますが、委員会設置後の理事会開催時間は2～3時間に短縮することができました。

　修繕、駐車場、掲示板、ペット、マナー向上など様々な委員会を設置しましたが、掲示板委員会では、意見箱を設置することにしました。24時間受付している物件なので、意見は受付で聞くことができるのですが、あえて意見箱を設置し、意見は文章でもらうことにしています。居住者の中には、管理人に感情的に意見をぶつけてくる人もいます。結局、何に不満があるか分からないことも多くあったからです。文章にしてもらうことで、居住者の方も冷静になり、不満が勘違いだったことに気付いてもらえることもありました。

　意見箱で日常的な不満を解消しているので、総会時に突然不満で紛糾するなどの事態に陥ることもなく、議案の審議に集中でき、スマートな運営を実現できています。