Chatwork(東京都港区)は、ビジネスでの新たなコミュニケーション方法を考えるセミナー『成功事例から学ぶ、電話業務効率化のポイント』を8月4日に、無駄な社内会議が長時間労働を生む原因になるとの視点から考えるセミナー『社員の働き方を変えるコミュニケーション術』を8月6日に、それぞれ開催し、ウェブで配信した。
同社コミュニケーションプランナーの大原瞳氏は、ある企業調査の結果から、「企業各社では、社内での受電に6割が不要と考えている。営業電話などを受けると、業務を中断させられ、集中力が途切れるなどと6割がストレスを感じている。長時間労働の要因や伝達ミスにもつながっている」と紹介。その解決のためには、「電話以外の、テキスト文面を使うコミュニケーションツールと使い分けること。これから人間関係を構築していきたい先や、単純な確認や連絡など、その重要度や緊急性が使い分けの判断の目安になる」と説明した。
具体的に改善する手段として、「メールよりも操作性の簡便なビジネスチャットツールが有用になる。ある注文住宅会社は、1日100件の受電を3割削減した。ある賃貸管理会社では、社外との連絡手段でも活用している。活用に際しては、社内での運用に関する〝ルール設定〟がポイントになる」と解説した。
無駄な会議も
また、社内で行う会議についても、「無駄な会議は長時間労働の要因の一つになる。時給で換算すると、大きな損失。本来やるべき業務を阻害して生産性を低下させる」と指摘。厚生労働省の調査を紹介し、「業績が下降気味の企業ほど、無駄な会議をしている。些細な議題で開催し、何も決められずに、終了時間が伸びる場合が多い。理想的な会議は、事前にテーマや目的を明確化している。最終的には、今後やるべき決定事項を確認する。決められた時間内に終了する。単なる報告や情報の共有は、会議とは別の手段のメールやチャットなどで行うこと」と説明した。
これらの課題感を解消し、円滑なコミュニケーションを実現するとして、特長的な機能でグループチャットやタスク管理、ファイル管理、ビデオ音声通話などを搭載している、同社が提供するビジネスチャットツールを紹介した。
