秘書検定

＜3級＞
基本的な職場常識を問われる級です。上司が効率よく仕事を遂行するためには，秘書はどんなことに気を利かせる必要があるか，またどのように対応すれば感じがよいと思ってもらえるかの基本部分を問う級です。主に高校生が多く受験しています。

＜2級＞
３級より少し複雑な場面設定になります。上司の身の回りの世話や手助けを適切に行うための優先順位も考えることが必要になってきます。感じのよさだけでなく効率のよい仕事の仕方も問われる級で，就職を意識した大学生の受験が多く，社会人の受験も目立ちます。

＜準1級＞
上司から相談を受けたり後輩へのアドバイスを求められたりと，物事の判断力や対応力が求められる中堅の秘書像が準1級のレベルです。この級から筆記試験合格の後は二次試験(面接試験)があり，人柄の表現力が問われます。大学生と社会人の受験者がほぼ同数を占めていますが，就職面接対策としてはかなり有効でしょう。

＜1級＞
上司が携わっている仕事を理解して，秘書が今何をしなければならないかを判断する。上司が常に動きやすいように，先を読んでサポートするといった上級の秘書の能力を求められるのが1級です。現役秘書の方や社会人の方は日ごろの仕事の仕方を振り返るために受験しているようです。

• 電話・メール・手紙の応対

  役員にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぎます。

  また役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告します。

• 来客対応・スケジュール管理

  来客がある場合は案内やお茶出しなどを行い、ときには同席を求められることもあります。

  また会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整し、場合によってはレストランや航空券などの予約業務も行います。

• 文書作成

  会議や商談などに必要な文書を作成したり、必要な資料を用意したりします。

• 出張に関する仕事

  上司の出張のための準備や各種手配は秘書の大切な仕事です。

  たとえば、新幹線や飛行機のチケットの手配、滞在先のホテルの予約、移動用の車の手配、日程表作成などです。

  また、出張先の会議で使用する資料を作ったり、必要な情報を調べたり、スケジュールを調整したりすることも秘書の仕事です。

  出発から帰社までを何度もシミュレーションして、漏れのないようにすることが大切です。

  時には秘書も同行することもありますが、上司が不在中の社内での対応を任されるのが一般的です。

• 接待に関する仕事

  接待は大切なビジネスの場の一つであり、接待を無事に終えるためには、準備段階から秘書の力が欠かせません。

  日程や時間の調整、お店探しや予約の手配はもちろんですが、上司や相手の食べ物の好みやその場の雰囲気に合った値段や料理を加味したうえで接待内容に適したお店を選ばなくてはいけません。

秘書検定の勉強は、社会人マナーが身に付いているというアピールだけでなく、面接対策としても非常に有効です。

勉強していくなかで社会人としてのイメージが湧き、就活へのモチベーションアップも期待できます。就職にそなえて秘書検定の勉強を始めてみてはいかがでしょうか。